FAQ Spécifique au Formulaire chômage partiel

Comment accéder à son formulaire

Chacun-e a reçu le 07 avril entre 17h30 et 21h30 le mail envoyé par Christophe Bellec contenant le lien vers son google formulaire individuel (le BOUTON VERT "Modifier la réponse").

Rappel : ce formulaire sera le même sur toute la période de chômage partiel. Si vous avez modifié votre formulaire depuis, le mail renvoyé par google contient également le même bouton vert avec le même lien.
Si jamais vous ne retrouviez pas ce lien, merci de renvoyer un mail à coronavirus[at]oxalis-scop.org pour vous le renvoyer.

A quoi va servir le formulaire pour la structure Oxalis SCOP SA ?

Ce formulaire est indispensable pour Oxalis structure sur 2 points :

• faire remonter au service Paie les informations de chaque salarié-e pour lui déclarer du chômage partiel (s’il y en a) => Cindy Vibert va établir votre bulletin de salaire en intégrant ces infos.

• sécuriser la coopérative au regard de la Direccte en rassemblant et conservant le maximum d’informations économiques (perte de CA du fait de la crise) et sociales (périodes de chômage partiel) qui serviront à justifier les dossiers de chômage partiel (dossier de demande, puis dossier d’indemnisation).

A qui est destiné le formulaire ? Qui doit le remplir ?

Ce formulaire est à remplir pour chaque salarié-e d’Oxalis : entrepreneur-e salarié-e ; membre équipe structure ; toute personne en contrat CDI ou CDD (par exemple les contrats pro, stagiaires ou apprenti-es).

POUR chaque salarié-e... mais pas forcément PAR chaque salarié-e :

• pour les collectifs d’entrepreneur-es (activités collectives – ex Switch, CEVE, ACUM, Détéa, etc), c’est idéalement une seule personne référente qui remplit tous les formulaires des membres du collectif, de cette manière :

  • sur son propre formulaire : le volet éco de tout le collectif, et son volet social individuel (ses périodes de chômage partiel à lui-elle) sur les informations économiques et sur les périodes de chômage partiel ;

  • sur le formulaire de chacun des autres membres du collectif (qui lui ont renvoyé le mail google avec leur lien vers leur formulaire) : uniquement le volet social individuel (avec leurs périodes de chômage partiel personnelles), mais ne pas remettre le volet éco

• pour les stagiaires, contrats pro, apprenti-es : c’est à saisir par la personne référente (tuteur-trice, manageur-e)

• pour les membres équipe structure : synchronisation entre les différent-es manageur-es pour faire les déclarations.

Le remplissage complet du formulaire est obligatoire pour les salarié-es qui souhaitent bénéficier du dispositif de chômage partiel, ainsi que la transmission des justificatifs de perte de CA.

Le remplissage du volet 1 éco du formulaire est obligatoire pour tou-tes les salarié-es : même si vous n’avez pas besoin de chômage partiel pour votre activité (stable ou en hausse), la consolidation des informations économiques à l’échelle de l’établissement sectoriel est très importante pour renseigner nos dossiers de demande à la Direccte.

Le remplissage du volet 1 éco du formulaire est optionnel pour les entrepreneur-es en CAPE (mais vivement conseillé :) ) : n’étant pas encore salarié-es, les CAPE ne sont pas directement bénéficiaires du dispositif, il semble plus juste d’être sur la base du volontariat, en sachant que leurs informations économiques seront également utiles (pour les consolider dans leur établissement sectoriel).

A quoi va servir le formulaire pour les salarié-es (entrepreneur-es tout particulièrement) ?

Ce formulaire est indispensable pour faire prendre en compte ses périodes de chômage partiel et pouvoir accéder à leur indemnisation.

Il est également très utile pour contribuer à connaître la tendance économique actuelle et à venir de son établissement sectoriel à Oxalis (grâce à la consolidation des données de chacun-e).

Quelle particularité pour les collectifs d’entrepreneur-es (activités collectives) ?

Il est ici question des collectifs d’entrepreneur-es comme Switch, CEVE, ACUM, Détéa etc. (mais pas Vie to B, Terralud, LCDP etc). Comme indiqué un peu plus haut, c’est idéalement une seule personne référente qui remplit tous les formulaires des membres du collectif sur les informations économiques et sur les périodes de chômage partiel, de cette manière :

• sur son propre formulaire : le volet éco de tout le collectif, et son volet social individuel (ses périodes de chômage partiel à lui-elle) sur les informations économiques et sur les périodes de chômage partiel ;

• sur le formulaire de chacun des autres membres du collectif (qui lui ont renvoyé le mail google avec leur lien vers leur formulaire) : uniquement le volet social individuel (avec leurs périodes de chômage partiel personnelles), mais ne pas remettre le volet éco

Une question spécifique dans le formulaire est destinée à prendre en compte le cas des entrepreneur-es étant à la fois membre d’une activité collective et ayant une activité individuelle en dehors (et donc à la fois sur un analytique de collectif et sur un analytique individuel).

QUESTION A- Quel est le montant de chiffre d'affaires PRÉVU / "ALLOUÉ AU TRAVAIL" (pour m'occuper un mois de travail NORMAL) ?

Cette question est destinée à connaître le CA qui avait été prévu avant la crise. Vous pouvez vous baser sur votre prévisionnel réalisé en début d’année.

Ce montant tient compte de votre organisation du travail prévue ce mois là (à quel moment « vous ouvrez la boutique » :) ), en particulier par rapport à des périodes de congé personnel, ou de saisonnalité (période haute ou basse).

Rappel : on parle bien de CA "alloué au travail", qui est différent du CA facturé.

QUESTION B- Quel montant GLOBAL de CA "alloué au travail" me MANQUE t-il du fait de la crise coronavirus ?

Pour estimer ce CA « alloué au travail » qui manque, vous pouvez utiliser deux méthodes :

• soit calculer le CA « alloué au travail » réellement fait ce mois-ci, et l’écart avec la somme de la question A donne le montant de CA manquant à remplir ici en question B. A noter : en cas de perte de CA directe (renseignée à la question C), bien penser à ventiler le CA perdu sur le ou les mois où il devait être réalisé.

• soit l’estimer directement au vu des commandes annulées, ou bien en partant de votre suivi temps de travail du mois et des journées chômées (une info qui va se trouver dans le volet 2 social du formulaire).

QUESTION C- Sur ce montant global qui manque, quel est le montant de perte directe de CA JUSTIFIABLE (preuves à l'appui) ? [Màj 28/04]

Dans ce cas de perte directe de CA, bien penser à ventiler le CA perdu sur les mois où il devait être réalisé, et à n’indiquer dans cette case que le montant du mois en cours (ventiler le reste du CA perdu dans les cases des autres mois du formulaire).

Complément du 28 avril

La question des justificatifs de perte de CA alloué au travail est un sujet subtil et complexe qui fait l'objet de nombreuses interrogations de votre part. C'est un sujet d'accompagnement individuel spécifique à lui tout seul, qui amène à définir plein de manières spécifiques de poser les justificatifs les plus réels et pertinents possibles.

Il n'est pas possible d'en faire une liste exhaustive ici (elle ferait 10 pages :) ), mais voici simplement quelques principes généraux :

• tout ce qui s'appuie sur une date "d'événement" (un marché, un salon pro, une session de formation ou d'animation,...) est simple à justifier, ne pas s'en priver
  
  
• n'hésitez pas à demander un mail à un client qui annule (ou un prospect qui finalement ne signe pas le devis), quand vous avez en face un client qui vous répond encore. De manière générale, plus vous connaissez bien le client plus vous pouvez obtenir simplement des justifs (même simplement sur une promesse de vente qui n'a pas eu lieu finalement)
  
  
• dans certains cas, l'activité à la même période de l'année précédente est une bonne base (le comparatif donne une base de justif qu'on peut considérer comme réelle)
  
  
• dans d'autres cas, c'est la part de votre CA moyen depuis un an décroché sur un type de clientèle précis qui est complètement à l'arrêt (bars ou restaus ; lieux de vente loisirs-tourisme ; secteur artistique et culturel ; organismes de formation en présentiel ; ...)
  
  
• la coopération interne amène certains collectifs / projets / entrepreneur-es à être client-es d'autres En qui sont leurs prestataires => prévoir la production de justifs entre client et prestataire (même en interne ça fonctionne)

Une précision importante : on sait qu'il n'est pas possible de justifier chacune des pertes de CA que vous constatez. On ne se ment pas là-dessus, c'est une réalité.
Passer 2 heures et 5 coups de fil pour arracher un mail justifiant une perte de 200 € de CA n'a pas de sens (passez plutôt deux heures sur votre communication ou votre stratégie commerciale pour la reprise ;) ).

On ne vise pas le 100% ici. Par contre tout ce que vous pouvez trouver comme justificatifs réels de manière simple est bon à prendre : ce sont eux qui sécurisent aussi les pertes de CA non justifiées, et plus on en récupère plus on sécurise le reste.

Quelles règles pour gérer les justificatifs ?

Le montant indiqué dans cette case doit être intégralement justifié en transmettant à la structure tout élément de preuve à l’appui (courriers, documents, mails etc). Ces éléments sont INDISPENSABLES pour Oxalis car ils forment la base la plus solide pour justifier ensuite les pertes d’activité économique en cas de contrôle de la Direccte.

Cette transmission de justificatifs est à faire en déposant ses différents fichiers sur un dossier partagé dédié à la collecte et l’archivage. Il est créé un dossier par mois (voir tableau ci-dessous). Le principe est de déposer un fichier justificatif dans le dossier du 1^er mois impacté par la perte de CA qu’il vient justifier.

ASTUCE – BONNE PRATIQUE : si vous avez plusieurs documents à déposer le même mois, il faut créer un dossier compressé-zippé avec tous les fichiers (même si ça concerne plusieurs marchés différents). Dans ce cas merci d’utiliser cette règle pour nommer le dossier zippé : analytique activité-nom.

Et pour nommer vos fichiers merci d’utiliser cette règle : analytique activité-nom-1er mois impacté-dernier mois impacté-info libre.

Exemple : Christophe Bellec crée pour le mois d’avril un dossier zippé contenant plusieurs justifs, ce dossier zippé s’appelle OABELLC1-Bellec.

Il met dans ce dossier zippé un doc sur un marché accompagnement perdu auprès du client MAIF, avec un impact sur son activité d’avril à août. Nom du fichier : OABELLC1-Bellec-Avril-Aout-marché_accompagnement_MAIF.

Le dossier dans lequel vous déposez vos fichiers contient des centaines de documents, le titre de chacun doit être explicite pour que l’équipe structure puisse les utiliser, merci par avance :) !

Et si vous avez à rajouter d’autres fichiers plus tard, pas grave s’ils ne sont pas dans le dossier zippé de départ, vous en créez un 2ème que vous déposez de la même manière.

OÙ DÉPOSER MES DOSSIERS JUSTIFICATIFS ?

Il y a un dossier de dépôt de vos justificatifs par mois, pour y accéder il faut cliquer directement sur le mois

Qu’est-ce que je suis obligé-e de remplir chaque mois, et à quel moment ?

Il est rappelé que votre formulaire est accessible à tout moment pour le mettre à jour, mais que le moment-clé se situe en tout début du mois M : c’est le bon moment pour faire le point sur le mois M-1 écoulé (transformer la prévision faite le mois précédent en réalisé), de faire la prévision du mois M qui commence et de tenter de projeter sur les mois suivants quand c’est possible.

A ce moment-clé de début de mois M, seuls 2 mois sont en remplissage obligatoire : M-1 et M. Les mois suivants de l’année sont accessibles mais en saisie optionnelle. Les mois précédant M-1 ne sont plus accessibles.

La date butoir pour les saisies du mois M-1 est fixée autour du 08 du mois M.

A qui est destiné le volet éco « Mon activité n°2 PERSO » ?

Cette partie du formulaire est accessible aux seules personnes étant à la fois dans un collectif d’entrepreneur-es (Switch, CEVE, ACUM, etc) et sur une activité individuelle. On y trouve exactement les mêmes questions que la partie précédente. L’entrepreneur-e saisit dans cette partie les informations relatives uniquement à son activité individuelle.

Comment est géré chaque mois le volume de chômage partiel et le montant indemnisé ?

Pour répondre à cette question il faut comprendre comment se construit un bulletin de salaire de CESA sur la question du temps de travail, en particulier pour les personnes « à temps partiel ». Même si un-e entrepreneur-e salarié-e n’a pas d’horaire de travail fixé, il lui est calculé chaque mois dans le cadre de la paie un nombre « d’heures en équivalence ».

Pour faire au plus simple : cela dépend du montant du salaire brut (fixe + variable) et du volume d’heures restant disponible (pour des personnes étant salariées à temps partiel chez un autre employeur : il y a des règles de nombre d’heures maximum de travail hebdomadaire à respecter). Au-dessus du smic, et sans autre poste salarié ailleurs, on applique le temps plein (7 heures / jour, 5 jours / semaine, 151,67 h / mois). A contrario, en dessous du smic, on va appliquer du temps partiel.

Comment est appliqué ce temps partiel au niveau du service paie ? Non pas en disant que l’ES travaille tel jour et pas tel autre (c’est ingérable) mais en considérant qu’il-elle travaille 5 jours par semaine mais moins de 7 heures par jour. Par exemple, pour un-e ES à la part fixe de 150 € brut/mois, ça revient à dire que « sa boutique est ouverte du lundi au vendredi mais seulement 30 mn par jour ».

Un raisonnement strictement basé sur la paie donnerait ceci pour calculer sur le mois le volume de chômage partiel : compter le nombre de jours de chômage partiel déclarés par l’ES, et le rapporter au nombre de jours ouvrés du mois (ça change chaque mois, 22 jours environ) => On obtient un prorata qu’on applique au montant du brut mensuel « de base » pour calculer le montant brut de chômage partiel qui sera indemnisé.

Mais dans ce cadre du chômage partiel il faut aussi recroiser avec le raisonnement basé sur le « volume réel de travail » de l’ES, et les jours où il-elle a été « réellement » au chômage. Le raisonnement paie ne peut pas suffire. Reprenons l’exemple extrême de l’ES à la part fixe 150 €/mois pour comprendre :

• en volume de travail : ce n’est pas parce qu’il-elle est payé-e pour 30 mn de travail / jour (2,5 h/semaine) que c’est le temps que le-la salarié-e alloue à son travail « réellement » (dans la plupart des cas c’est (bien) plus) => mieux connaître ce temps alloué au travail rapproche de la réalité.

• en jours de chômage : le raisonnement paie disant « 5 jours de travail à 30 mn/jour » obligerait un-e salarié-e qui aurait été complètement au chômage sur la semaine à cocher 5 cases « chômé 1 journée » dans le formulaire (par ex. du lundi au vendredi), alors que réellement ça ne veut rien dire pour lui-elle : du lundi au mercredi il-elle travaille pour un autre employeur (dans ce cas cocher les cases du lundi au mercredi est faux, voire risqué). On tombe sur le même problème de décalage par rapport aux jours d’arrêt de travail.

La solution pour s’en tirer sur les deux tableaux (paie et activité réelle) est de demander à chaque salarié-e de déclarer semaine par semaine :

• le nombre de jours ouvrés, c’est à dire prévus alloués au travail ("la boutique est réellement ouverte", la personne n’est pas en congé, ni en week-end, ni en jour férié)

• les journées et demi-journées de chômage partiel positionnées du lundi au dimanche, c’est à dire les journées ou demi-journées allouées au départ au travail mais où le-la salarié-e chôme (parce qu’il-elle n’a pas de travail à faire à ce moment même si c’était prévu qu’il-elle bosse)

En reprenant l’exemple extrême d’un-e ES à la part fixe 150 €/mois, ça pourrait donner ça :

• sur la semaine 14 l’ES a prévu 2 jours de travail alloué : mardi journée, jeudi matin et vendredi matin

• l’ES a été au chômage partiel 50 % du temps (du fait de sa perte de CA), et il-elle n’a pu travailler que mardi matin et vendredi matin => il-elle coche en chômage partiel les cases "chômé 1/2 journée" mardi et "chômé 1/2 journée" jeudi.

Le service paie va alors pouvoir récupérer auprès de chaque salarié-e 2 infos nettement plus proches du réel :

• le nombre de jours ouvrés / alloués au travail (et ça ne sera pas automatiquement 22 jours)

• le nombre de journées chômées

Et dans ce cas le prorata pour calculer le montant brut de chômage partiel se fait à partir de ces 2 nombres.

Sur quelle base est calculé le montant de mon indemnité de chômage partiel [Màj 28/04]?

Les modalités de calcul de l'indemnité de chômage partiel d'une personne en CESA sont très particulières, car ce contrat salarié ne comporte de base aucun salaire ni aucun horaire de travail fixés par avance. Ces informations sont pourtant nécessaires pour réaliser ce calcul.

C'est un décret d'application du ministère du travail (toujours attendu début mai) qui va fixer officiellement ces règles, mais elles sont néanmoins déjà connues.
Le point principal concerne la rémunération de référence choisie pour le calcul : ce n'est pas la rémunération du mois en cours, ni celle du mois précédent, mais la rémunération moyenne des 12 mois précédant l'entrée dans le dispositif chômage partiel, c'est à dire de mars 2019 à février 2020 (ou du 1er mois de passage en CESA à février 2020 si ça fait moins de 12 mois).

Cette rémunération de référence ne changera donc pas pendant toute la période de chômage partiel, elle est indépendante de votre salaire choisi pour le mois en cours.
Il n'y a donc aucune question métaphysique à se poser sur son niveau de salaire pour augmenter ou diminuer l'indemnité perçue (qui ne dépend alors que du volume de chômage subi durant le mois par rapport au temps prévu alloué au travail).

Exemple : votre rémunération de référence des 12 mois précédents est de 1000 €, vous avez ce mois-ci dû chômer 50% du temps => Votre indemnité de chômage sera de 395,56 €... que vous ayez choisi ce mois-ci de vous rémunérer à 3000 € ou à 500€.

QUESTION : Si j'ai une autre activité SALARIÉE à l'EXTÉRIEUR d'Oxalis, je la signale ici

Cette question est réservée seulement aux personnes ayant une autre activité SALARIÉE en dehors d'Oxalis (pas de réponse attendue pour une autre activité indépendante). Il est très important qu'Oxalis en tant qu'employeur soit informée des situations "employeurs multiples" de ses salarié-es pour être sûr de bien respecter le cadre légal et de sécuriser la situation sociale de la personne.

Il s’agit ici de décrire en quelques mots cette autre activité salariée : combien d'heures par semaine (ou par mois), sur quel type d'activité/métier. Aucun nom d'employeur n'est attendu, ni de montant de salaire. Si vous vous êtes déjà signalé à Oxalis : redonnez les infos tout de même. Vous ne vous étiez pas encore signalé ? C'est le bon moment pour le faire :) !

QUESTION : J'indique le nombre de jours de la semaine alloués à mon travail [Màj 29/05]

Modif du 29 mai - Voici ci-dessous le texte d'explication qui figure désormais dans le formulaire pour cette question :

Ce sont les jours où j'ai "normalement" prévu de travailler (où "la boutique doit être ouverte") ; attention, ce ne sont PAS les jours où j'ai réussi à travailler. Il ne faut pas compter dans le calcul les jours de congé, ni de repos hebdomadaire (appelé week-end mais pas toujours samedi-dimanche selon les métiers et activités). Par contre IL FAUT GARDER LES JOURS D'ARRET DE TRAVAIL (maladie, garde d'enfant) dans le calcul.

Exemple : j'avais normalement prévu de travailler les journées du lundi au jeudi + vendredi matin, mais j'ai été en arrêt garde d'enfant pendant toute la semaine = je compte 4,5 jours (prévus alloués à mon travail) dans cette case ; et je déclare à la question suivante les jours où j'étais en arrêt.l.

QUESTION : Je déclare mes journées et demi-journées de chômage partiel [Màj 29/05]

Ce sont les journées ou demi-journées allouées au départ au travail mais où vous chômez (parce que vous n’avez pas de travail à faire à ce moment même si c’était prévu de bosser). Il n’y a aucune obligation de réponse sur aucune ligne : si vous n’avez pas de chômage partiel à déclarer sur la semaine considérée, il n’y a rien à faire ni à remplir, vous passez à la semaine suivante.

Il peut arriver que vous ayez tout d'abord coché une case de chômage partiel, mais qu'au final c'était une erreur. Dans ce cas, la case ESCAPE sert de case de secours en cas d'erreur de frappe ou de changement de choix sur les jours chômés (une fois qu'un 1er choix est fait sur une ligne, on ne peut plus remettre la ligne complètement vide => alors case ESCAPE !).

Si vous avez du chômage partiel à déclarer, nous vous demandons de le faire au plus près du réel vécu. Tout en sachant qu’il n’est pas toujours évident de faire la part des choses pour certaines journées « bric et broc » (consacrées à quelques actions de back-office ou de réflexion sur la situation actuelle, mais sans être réellement du travail « alloué à du CA »).
C’est une question de discernement et de co-responsabilité (tenter de maximiser le dispositif à titre personnel fait prendre un risque collectif à l’échelle d’Oxalis).

Pensez bien à vérifier que le nombre de jours chômés ne dépasse pas le nombre de jours alloués au travail sur la semaine.
Attention : en début et fin de mois, les semaines peuvent être raccourcies et faire moins de 7 jours ; et il peut y avoir également des jours fériés : là aussi soyez vigilant-e pour déclarer le nombre de jours alloués au travail qui soit ajusté.

Modif du 29 mai - Par rapport au mois dernier il y a une modification importante qui concerne la manière de déclarer les jours d'arrêt pour garde d'enfant.
Jusqu'au 30 avril ces jours d'arrêt étaient assimilés à des arrêts maladie (déclarés à Cindy, mais pas de lien avec le formulaire chômage partiel). Depuis le 1er mai, ils sont assimilés à du chômage partiel :

• La question intitulée jusqu'à présent "Je déclare mes journées et demi-journées de chômage partiel" est désormais formulée "Je déclare mes journées et demi-journées de chômage partiel ET d'arrêt pour garde d'enfant" : il faut désormais aussi remplir pour chaque semaine les jours d'arrêt pour garde d'enfant, comme si c'était du chômage partiel.
• important : il faut continuer à envoyer le formulaire (ici téléchargeable) via l'adresse coronavirus[at]oxalis-scop.org, il sera conservé au service paie afin de justifier votre absence, en cas de contrôle de l’inspection du travail (Direccte).

Qu’est-ce que je suis obligé-e de remplir chaque mois, et à quel moment ?

Il est rappelé que votre formulaire est accessible à tout moment pour le mettre à jour, mais que le moment-clé se situe en tout début du mois M : c’est le bon moment pour faire le point sur le mois M-1 écoulé (transformer la prévision faite le mois précédent en réalisé), de faire la prévision du mois M quand c’est possible.

A ce moment-clé de début de mois M, seules sont accessibles les semaines du mois écoulé M-1 et du mois M qui est en cours.

A quel moment mes saisies deviennent définitives ?

La date butoir pour les saisies du mois M-1 est fixée autour du 08 du mois M.